こんな人向け

・会議の会場を取らなくちゃいけなくなった!

・突然ミーティングの予定ができたけど場所がない!

・貸し会議室を予約したいけどやり方がわからない

会議室を借りるメリット

社内の人間のみで行われる会議なら、自社の会議室で行う方がコストも抑えられて良いかもしれません。しかし、少し遠くの社外の方に会社まで足を運んでいただくのは気がひけますよね。また、「出先で集まりたい」「自社の会議室では狭い」などといった時にもあるかと思います。そんなときには貸会議室がピッタリです。

逆に初めて行く会議室は、場所がわからず時間に人が集まらないという事態になる可能性もあります。時間には余裕を持って、場所はしっかり調べてから向かうようにしましょう。会議参加者の間で地図を共有しておくことも大事ですね!

会議室選びのポイント

場所

会議・ミーティングに参加する人が、普段通勤に電車を利用しているなら、利用するであろう路線・駅に近い場所を選ぶと喜ばれます。また、長時間利用する場合は付近の飲食店やコンビニも確認しておくと良いでしょう。

広さ

人数をまず確定し、人数分の椅子があるかどうかも確認して十分な広さの会議室を選びましょう。人数に対するトイレの数や、利用するフロアにトイレがあるかなども確認できると、休憩時間の混雑状況が推測できます。

お値段

会議室の規模に応じて予算も変わってきます。もちろん、新宿や渋谷など人気なエリアは相場より少しお高かったりします。時間貸ししているところ、1日単位で貸しているところ両方あります。備品を借りる際は追加で料金がかかる場合もございますのでよく確認しておきましょう。

備品

ついつい忘れてしまいがちですが、会議やミーティングに必須なのが備品。

会場にない場合は自分で用意する必要があります。

今回はよく必要になる備品リストを作ってみましたので是非ご利用ください。

必須なもの

⬜︎ ホワイトボード・マーカーとイレーザー 

⬜︎ プロジェクター or モニター

⬜︎ プロジェクター用スクリーン

⬜︎ ケーブル

⬜︎ 机・椅子

⬜︎ Wi-Fi

⬜︎ 延長コード

あると便利なもの

⬜︎ スリッパ

⬜︎ 冷蔵庫

⬜︎ ウォーターサーバー

⬜︎ お菓子

⬜︎ パーテーション

⬜︎ 複合機

※備品はレンタル料金がかかる場合もあるのでよく確認しましょう。

午前・午後を跨ぐ会議は、お弁当やケータリングの必要があるかもしれません。会議の時間帯や長さに応じて、休憩をとるのかお弁当を用意するのかも考えておく必要がありますね。

借りる方法

会場に直接電話し予約する

インスタベースを利用する

よくある失敗

会場間違い

似たような名前の会議室は多くあります。名前や場所をよく確認・共有しておきましょう。

場所がわかりづらく、時間までにたどり着けない可能性も十分あります。迷うことも考えて早めについておくようにすると良いでしょう。

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インスタベースはみなさんが素敵なオフィスライフを送ることをお祈りしています!